Asistente Administrativo

Asistente Administrativo

Haz más cosas con tu Secretaria Virtual 

Tener un buen equilibrio entre el trabajo y la vida a menudo puede parecer un objetivo inalcanzable, especialmente con muchos trabajos que se desvían de un turno típico.

Para la mayoría de las personas, es fácil justificar que el trabajo sea una prioridad sobre las necesidades y deseos personales. Sin embargo, la desorganización, la frustración y el estrés resultantes pueden hacer que usted no pueda concentrarse en los asuntos de trabajo.

En Mi Secretaria Virtual, nuestros asistentes van más allá de las tareas administrativas y lo apoyan como asistente personal. Contratamos personal con años de experiencia en servicios de asistente personal, y como siempre trabajará con el mismo asistente virtual dedicado, podrán aprender todas sus preferencias personales, anticiparse y adaptarse mejor a sus necesidades y su forma y tiempos de desear sus requerimientos.

Si ha planeado un viaje recientemente, sabe que hay docenas de sitios disponibles para ayudarlo a encontrar vuelos, hoteles, trenes, alquileres de automóviles, etc., y una cantidad abrumadora de opciones una vez que haya incluido sus criterios de búsqueda.

Tener muchas opciones es genial, pero la mayoría de nosotros no tenemos horas para analizar una gran cantidad de resultados para reducirla a la mejor opción y los mejores precios, realizando ahorros importantes para su empresa. Y eso es solo la punta del iceberg, la planificación de viajes requiere una tonelada de organización, investigación y coordinación de horarios que pueden ser estresantes y consumir mucho tiempo.

En Mi Secretaria Virtual, nuestros asistentes virtuales tienen años de experiencia en viajes de negocios y viajes personales, tanto en España, como internacionales, y están listos para planificar, reservar, programar y coordinar cada detalle de su viaje de principio a fin, incluidos:

  • Itinerarios de viaje
  • Alquiler de coches
  • Investigación y reserva de vuelos
  • Investigación y reserva de trenes
  • Investigación y reserva de hoteles
  • Encontrar restaurantes

Sabía Ud. que las reservas de hoteles no necesariamente se deben pagar de inmediato y que puede pagarlas al llegar. Nuestras Asistentes Virtuales lo saben y así evitan el coste de los pagos “no show”, sobre todo aquellos viajeros que cambian su itinerario por motivo de trabajo constantemente.

Consigue tu propio planificador de viajes.

Su asistente de Mi Secretaria Virtual irá más allá de solo reservar vuelos u hoteles para ayudarlo con todas sus necesidades de planificación de viajes.

Ya que tendrá el mismo asistente virtual dedicado trabajando con usted todos los meses, puede darles sus preferencias generales de viaje (no vuelos de ojos rojos, asientos de ventana, no más de una escala) e información necesaria (números de viajero frecuente, fecha de nacimiento, número de tarjeta de crédito, etc.) y la mantendrán almacenada de forma segura para su uso cuando reserve su viaje.

Luego, cuando necesite un viaje planificado, solo tiene que compartir algunos detalles y ellos podrán tomarlo desde allí.

Elige entre las mejores opciones disponibles.

Nuestros asistentes Mi Secretaria Virtual están capacitados en los métodos más completos y eficientes de investigar vuelos, hoteles y otras opciones de transporte. Siempre buscarán en varios sitios para asegurarse de que encuentran la coincidencia más cercana a sus criterios.

Entonces, su asistente virtual le presentará las tres o cuatro mejores opciones según sus preferencias, además de anotar cualquier información útil que le ayude a tomar su decisión. (Por ejemplo, si los vuelos son mucho más baratos si usted va en una determinada aerolínea, o un día antes o después).

Organice su viaje en su calendario con la información que necesita.

Su asistente virtual no sólo reservará su selección, sino que también agregará la información a su calendario e incluirá números de confirmación, direcciones, números de teléfono y cualquier otra información de reserva pertinente que pueda necesitar para que esté al alcance de su mano sin que tenga que buscar, además le seguirá a través de su viaje enviándole 24 horas antes de su vuelo su “boarding pass” electrónico en cada una de sus escalas, de ser necesario.

También considerarán sus necesidades de comida, transporte, lugares de reunión, etc., y cuidar de cualquier investigación y reservas necesarias.

Confirmará, modificará e informará todas sus reuniones antes de llegar a su destino. Si sus reuniones son en el exterior le indicará las mejores formas de traslados hasta su lugar de reunión, verificará el clima de los días de viaje lo que dará tiempo a modificar su vestuario a llevar.

Deja que tu asistente virtual siga funcionando mientras estás fuera de la oficina. Obtén el apoyo que necesitas para estar al tanto de las cosas pequeñas para que no se acumulen mientras estás fuera.

Su asistente virtual puede administrar su bandeja de entrada y avisarle de cualquier cosa urgente, escuchará su correo de voz y hará un seguimiento programando reuniones o enviando información, llevará un registro de sus recibos para el reembolso durante su viaje (¡simplemente envíe un mensaje de texto con una foto cuando pague!).

Enviará según requerimiento un regalo o una nota de agradecimiento a su anfitrión y verificará su presencia.

La programación de citas y reuniones puede parecer la tarea más simple y básica, pero en realidad es engañosamente lenta y puede ser muy compleja.

Un buen asistente de planificación y planificación virtual puede ahorrarle horas cada semana y hacerlo más productivo al mantener su calendario organizado y eficiente.

En Mi Secretaria Virtual, sabemos que los elementos de programación suelen ser sensibles al tiempo, por lo que siempre se les da prioridad sobre otras tareas.

Nuestros asistentes virtuales tienen años de experiencia en la administración de calendarios y están capacitados en los métodos más efectivos para una programación rápida y sin errores. Podemos ayudarte con:

  • Programación de reuniones y llamadas de conferencia.
  • Envío de artículos de acción e itinerarios diarios.
  • Gestión de calendarios y citas.

Gestión del tiempo fácil.

Todos tenemos tareas que no tenemos tiempo para hacer, no somos buenos para hacer o simplemente no nos gustan. Para la mayoría de las personas, la programación es al menos una de esas, si no las tres.

Al delegar la administración de su calendario de citas a un asistente de Mi Secretaria Virtual, libera su tiempo para las cosas que prefiere hacer.

Obtener un asistente dedicado en vivo real, hay un montón de rumores acerca de los programas de programación de agenda y eventos, pero hasta ahora los problemas superan los beneficios. A menudo, la complejidad de administrar múltiples citas y calendarios requiere la capacidad de razonar, ajustar parámetros y ver problemas potenciales antes de que surjan.

Su asistente de Mi Secretaria Virtual podrá aprender todas sus preferencias y tomar decisiones en tiempo real según sus necesidades. Simplifica la programación dentro de tu propia empresa.

A menudo, la mayoría de las reuniones y llamadas de conferencia que necesitan programación son con otras personas en su propia organización.

Puede omitir todos los intentos de encontrar el tiempo disponible para todos, dejando que su asistente de Mi Secretaria Virtual se encargue de todo.

Simplemente compártalos en todos los calendarios de su equipo u oficina, y su asistente virtual encontrará la mejor opción para la reunión. También pueden:

Invita a todos a las reuniones, añadir cualquier nota, elementos de acción, enlaces, y / o agendas en invitaciones a reuniones envíe recordatorios a todos antes de las reuniones Administre más que solo su horario de negocios, lo más probable es que las reuniones de trabajo no sean lo único en su calendario en este momento. Todos los días, tiene reservas para cenar, citas con los médicos para programar y citas para cortar el cabello para reservar.

Si no está incluido en su agenda, esperar a su cita, deje que su asistente virtual se encargue también de su programación personal.

También pueden realizar un seguimiento de qué citas son recurrentes (como un chequeo anual o una cita mensual de uñas) y cuidar de establecerlas sin que usted tenga que preguntar.

Cuando se trata de gastar dinero, sin importar cuál sea el producto o servicio, todos queremos el mejor valor por nuestro dinero. Sin embargo, hay tantas variables a considerar cuando se compara la compra, que puede convertirse rápidamente en un proyecto abrumador y que consume mucho tiempo.

En Mi Secretaria Virtual, formamos a nuestros asistentes virtuales en los métodos más efectivos de investigación de productos y servicios para la comparación. Les enseñamos cómo considerar todas las variables y los resultados limitados según su preferencia por los mejores resultados personalizados.

Consigue los resultados que deseas.

Si comparar precios de productos fuera tan simple como encontrar la opción menos costosa, sería una tarea mucho más simple. Pero para obtener realmente una comparación de manzanas con manzanas, se necesita una mirada más profunda para saber con seguridad si está obteniendo el mejor valor.

Al delegar el trabajo de piernas a su asistente de Mi Secretaria Virtual, obtiene los resultados que desea sin gastar el tiempo y la energía en la clasificación a través de cientos de opciones.

Obtén resultados basados ​​en lo que más te importa.

Su asistente de Mi Secretaria Virtual buscará según los criterios que solicite. Por ejemplo, si le pide a su asistente virtual que compare los precios de los vuelos a Hawai, le pueden dar fácilmente la opción menos costosa, pero otros factores pueden ser importantes para usted.

Al brindarle a su asistente toda la información que sea más importante para usted (por ejemplo, si prefiere vuelos directos o escalas, aerolíneas específicas, vuelos segmentados entre múltiples itinerarios, mejores conexiones o que salen a cierta hora del día, lugar de asiento en el avión), podrán brindarle los resultados que mejor se ajusten a sus necesidades.

Toma una decisión más informada.

Junto con sus resultados, su asistente de Mi Secretaria Virtual incluirá cualquier información adicional que encuentren que pueda ser útil para ayudarlo a decidir.

Es posible que le informen que cierto producto está a la venta por un corto período de tiempo, o que hay un descuento en el pedido de más de uno.

Pueden informarle que hay una nueva opción de tamaño o color disponible, o pueden incluir un enlace a un artículo informativo sobre el producto en el que está interesado.

Obtener resultados específicos elimina la fatiga de decisión es un hecho que tener demasiadas opciones puede llevar a dificultades para tomar una decisión.

Su asistente de Mi Secretaria Virtual reducirá sus opciones a las pocas que mejor se ajusten a sus criterios para que sus opciones sean claras y no se sienta abrumado.

No importa en qué negocio se encuentre, cobrar la cantidad correcta de manera oportuna por sus productos o servicios es extremadamente importante.

Esto comienza con el envío de facturas comerciales profesionales a clientes y clientes que describen claramente el monto a pagar, las fechas de servicio o compra y la fecha de vencimiento del pago.

También es importante estar al tanto de las facturas vencidas para que su negocio no se vea afectado negativamente por la pérdida de ingresos.

En Mi Secretaria Virtual, nuestros asistentes virtuales pueden ayudarlo a crear facturas comerciales, enviarlas y hacer un seguimiento de las vencidas y mantener todo organizado y documentado para que quede claro qué se ha pagado y qué no.

Haz más con tu tiempo

Lo más probable es que tenga muchas prioridades compitiendo por su atención, y aunque el envío de facturas para empresas es muy importante, también se puede delegar fácilmente en un asistente de Mi Secretaria Virtual.

¿Por qué no pasar su valioso tiempo haciendo las cosas que impulsan las ventas y aumentan sus ingresos?

¿Y dejar que su asistente virtual se encargue de la gestión de facturas por usted?

Creación de facturas para su negocio.

Ya sea que tenga un pedido de compra o una plantilla de factura que ya utiliza para su negocio, o si desea que su asistente virtual use uno genérico, simplemente comparta la información de quién, cuánto y cuándo debe hacerlo, y su asistente virtual llenará la factura y la enviará por correo electrónico a su cliente o cliente.

Seguimiento de facturas vencidas de negocios.

Su asistente de Mi Secretaria Virtual puede realizar un seguimiento de las facturas comerciales pendientes, así como el seguimiento de cualquiera que esté vencido de manera profesional positiva.

Nota: Cualquier servicio de cobranza para cuentas gravemente morosas estaría fuera de nuestro alcance de servicio.

Seguimiento y organización.

Es posible que ya tenga un sistema que utiliza para realizar un seguimiento de las cuentas y los pagos de los clientes, y si es así, su asistente virtual se integrará en él para mantener las cosas claras y actualizadas.

Si no tiene un sistema implementado, su asistente De Mi Secretaria Virtual puede sugerir diferentes métodos, desde hojas de cálculo hasta varios programas, y ayudarlo a encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades.

Y cómo trabajará con el mismo asistente virtual dedicado cada mes, puede continuar administrando sus facturas, por lo que es una tarea que se mantiene en control y fuera de su mente.

Muchas industrias requieren la entrada de datos. Cuidado de la salud. Ecommerce Bienes raíces. Bancario. Restaurantes y hospitalidad. Cualquiera que maneje un negocio que requiera una gran cantidad de ingreso de datos sabe cuánto tiempo puede llevar esa tarea.

Entonces, ¿por qué no dárselo a un asistente virtual?.

Mi Secretaria Virtual es el arma secreta de las personas exitosas. No solo en el trabajo, sino en la vida.

Le damos más tiempo para enfocarse en el panorama general cuidando los pequeños detalles, como la entrada de datos. Como cliente de Mi Secretaria Virtual, obtiene su propio asistente virtual, una persona inteligente y altamente capacitada, que trabaja en forma remota y que trabaja de forma remota como su mano derecha y su cerebro izquierdo. Usted delega su entrada de datos y su VA está en ella.

Pasa más tiempo donde cuenta.

La entrada de datos requiere mucho tiempo y, seamos sinceros, no es lo más emocionante. Y ya sea que esté dirigiendo su propio negocio de bienes raíces o dirigiendo un ala completa de un hospital, probablemente tiene otras tareas más urgentes que atender.

Ahí es donde entra un asistente virtual. Para las empresas con un montón de entrada de datos, un asistente virtual significa la diferencia entre las horas de cada día de ser absorbido por las tareas mundanas y las horas diarias dedicadas a centrarse en esas otras tareas de imagen más grande que solo usted puede hacer.

Ninguna persona puede dirigir un negocio en auge por su cuenta. Y con un asistente virtual de Mi Secretaria Virtual, no solo no tiene que hacerlo solo, puedes hacerlo de manera asequible. Esto se debe a que nuestros asistentes virtuales tienen una fracción del costo de un empleado de tiempo completo, y solo pagan por las tareas asignadas. Calcule cuánto le cuesta a un empleado hacer 15 o 20 horas de ingreso de datos a la semana (o por mucho que tenga), y luego eche un vistazo a nuestras opciones de precios.

¿Ves lo que queremos decir?.

Esto es lo que puede hacer un asistente virtual de entrada de datos su asistente virtual de ingreso de datos está aquí para cualquier necesidad de ingreso de datos que tenga su empresa. Ya sea para registrar archivos médicos o verificar la precisión, esto es lo que pueden hacer:

  • Compruebe todos los datos para la exactitud.
  • Eliminar cualquier archivo innecesario o extraño.
  • Mantener registros de todas las actividades y tareas.
  • Asegúrese de que todos sus datos se presenten en los formularios correctos.
  • Preparando todos tus datos para la entrada.
  • En realidad, introduzca sus datos.
  • Conversión de datos.
  • Procesando formularios.
  • Obtener apoyo administrativo.

Pero, si lo desea, su asistente virtual de entrada de datos no tiene que ser solo para la entrada de datos.

¿Respondiendo a los correos electrónicos que te deprimen? ¿Tiene problemas para mantener un registro de sus calendarios? Ya no tienes que hacer nada de eso. Es tan fácil como hacer una lista de las tareas administrativas que realiza cada día y entregarlas a su nueva VA.

Nuestro asistente administrativo y ejecutivo VA tiene años de experiencia en la administración de la bandeja de entrada, programación, reserva de viajes, planificación de eventos, investigación, preparación de documentos, entrada de datos y mucho más.

Eres un experto en muchas cosas, por eso haces lo que haces. Pero ¿por qué no centrarse en las cosas que realmente le encantan en ser expertos en lugar de las tareas administrativas diarias?Es decir, por qué no dejar las tareas operativas en manos expertas y dedicarse a las tareas gerenciales. La operatividad son tareas rutinarias de mucha complejidad administrativa que suelen quitar mucho tiempo, normalmente por el alto volumen de las mismas.

Medios de comunicación social.

¡Las redes sociales son otra área en la que nuestros asistentes virtuales pueden ayudar! Estos días, si un producto o compañía no está en las redes sociales, es posible que no exista. Ya sabe que tener una fuerte presencia en línea es esencial para llegar a sus clientes. ¿Pero estar al tanto de las redes sociales, mantener un sitio web, escribir una copia web? Todo eso lleva mucho tiempo. Y es una tarea que muchas personas dejan caer en el camino cuando otros, las tareas aparentemente más importantes se acumulan.

¡Lo entendemos! Necesitas estar haciendo tu trabajo. Pero alguien tiene que atender a tus redes sociales y marketing. Si hacer crecer su negocio es una de las partes de ser un empresario que odia, un asistente virtual puede ser de gran ayuda.

Nuestras Secretarias Virtuales pueden ayudarlo con las redes sociales, el marketing y cualquier otro servicio de apoyo para pequeñas empresas que necesiten. Sabía que: el salario promedio de un asistente personal es de 25 mil € por año, ¡Pueden ayudar con la administración de la bandeja de entrada, programación, compras, investigación y mucho más!. Al elegir nuestro servicio no tiene que perder tiempo en entrevistas, ni buscar espacio, ni equipos, díganos que necesita y nosotros tenemos un equipo garantizado.

La administración del correo electrónico es una de las tareas más solicitadas en Mi Secretaria Virtual, ya que la mayoría de los clientes necesitan al menos un nivel básico de soporte.

Esto se debe a que el correo electrónico sigue siendo la forma más popular de comunicación comercial, a través de chat, teléfono o texto. Entonces, no es difícil creer que la persona promedio pasa 4.1 horas por día revisando su bandeja de entrada.

¡Pase ese tiempo de manera más efectiva al delegar su administración de correo electrónico a un Asistente Virtual de Mi Secretaria Virtual! Nuestros Asistentes Virtuales tienen años de experiencia con la administración de la bandeja de entrada y están capacitados para trabajar con usted para organizar su bandeja de entrada de la manera que mejor se adapte a sus necesidades.

Y, dado que todos los planes de Mi Secretaria Virtual incluyen la opción de usar correo electrónico de marca, puede configurar su asistente virtual con un correo electrónico para su empresa para que no haya confusión en las comunicaciones con sus contactos y clientes. Si su objetivo es una mejor capacidad de respuesta o una bandeja de entrada cero, podemos ayudarlo.

Hay docenas de tareas con las que su Mi Secretaria Virtual puede ayudarlo cuando se trata de servicios de administración de correo electrónico. Mí Secretaria Virtual puede:

  • Configurar alertas, reglas y filtros que se ajusten a sus necesidades y preferencias
  • Limpia y clasifica, archiva o elimina correos electrónicos antiguos que obstruyen su bandeja de entrada
  • Gestiona y actualiza tus listas de contactos.
  • Darse de baja de las listas de correo no deseado
  • Enviar correos electrónicos introductorios a nuevos clientes.
  • Administra su contestador automático cuando esté fuera de la oficina
  • Responde a las solicitudes de reuniones, configura y agrégala a su calendario